使用試算表來管理工作項目，已經是現今職場必備的基本技能了，各種表單、報告、數據、時間軸等統計資料都需要靠試算表來處理。
那麼，一定有人想問：Google Sheets 試算表和 Excel 哪個更好用？
其實要回答這個問題，可以回歸到這兩個軟體當初的設計理念。
在 2006 年誕生的 Google 試算表，是爲了適應新時代的辦公模式而產生的，主打簡易、便利和協作等特性，能迅速跟 Gmail、Google 文件、日曆、雲端硬碟等 GWS 的其他應用程式整合，還加入了遠距團隊合作常會用到的即時視訊會議功能，且隨時隨地都能透過多個裝置，和多個使用者來協作，操作的介面也比Excel簡單易上手，就算是團隊的新人也能快速進入狀況。
而 Excel 更強調的它的運算功能，可以處理比較進階的公式或圖形，不過它複雜的運算方式，當然對初學者來說也會相對吃力，軟體設計更少了協作的元素，比較適合單機獨自作業。當然兩者是可以搭配使用的，一般作業或需要與同事協作的項目，用 Google Sheets 會簡單方便很多，如果要處理 500 萬個儲存格以上的超大項目或產出特殊圖表類型（如 3D 金字塔圖表等），就可以用 Excel。 不過這篇文章我們會專注在日常工作中更實用的 Google 試算表，讓你不管你是職場老手還是新手，都可以用更聰明的方法來處理工作，建立自動化的表格，就算與多人協作也不怕出錯！
快速開啓新文件
開啓一個新的試算表，就跟開啓一個新的 Google 文件一樣簡單，只要在瀏覽器網址列輸入“Sheet.new” 或 “Sheets.new”，就能快速產生一個新的 Google Sheets。
凍結欄位：方便捲動查看
一長串表格，欄列數不斷增加，在捲動頁面時往往就把表頭給淹沒了。
這時我們可以使用「凍結欄位」的功能，讓某些窗格的資料在試算表捲動時，仍固定在原位上，方便查閱。如此一來不管表格有多長，都不用再來來回回地滑動才能查看啦！
凍結欄位方式
- 選取要「凍結」或「取消凍結」的資料欄列，再依序按下頂端的 [查看] > [凍結]，選取要凍結的欄數或列數。
- 如果要取消凍結，可選 [0 列] 或 [0 欄]。
建立篩選器：快速檢視重要資訊
資料一堆但又不是每筆都重要，都還沒找到重要資訊，就已眼花繚亂了嗎？同事分享或協作的表單，不是以你順眼的方式呈現，但又沒權限去變更檔案嗎？其實只要自訂篩選器，就可輕鬆篩選出要找的資訊，只顯示出符合指定條件的項目，而且還不會變動到原本的檔案。
更棒的是，你還可以選擇在其他同事開啓你的試算表時，只向他們顯示特定的篩選器，更可以讓多位不同使用者看到不同的篩選器畫面，這對於團隊協作來說，真的是太重要的功能了！
建立篩選器方法
- 選取儲存格範圍，依序按下 [資料] > [建立篩選器]。
- 接著就會在儲存格範圍的頂端，看到「篩選器」圖示，按下後可以選擇依條件、依值、依顏色，或依輸入搜尋的資料點，來篩選找出資料。
以下圖的電影清單爲例，如果我們只想找出 2013 年發行的電影，那就在發行年（Release）的欄位建立篩選器，然後搜尋 2013，就可在試算表中只顯示 2013 年的電影。
如果你只有查看試算表的權限，也還是可建立暫時性的篩選器，讓篩選過的資料只套用到你的個人檢視畫面。
設定方式
- 依序按下 [資料] > [篩選器檢視畫面] > [建立新的篩選器檢視畫面]。
- 排序並篩選出所需資料，我們以下圖爲例，建立了一個2013年喜劇片的篩選器檢視畫面，馬上就從五百部電影中，挑選出15部符合條件的影片。
- 當要關閉篩選器檢視畫面時，按右上角的叉叉，資料又會恢復原狀。
下拉選單：輕鬆管理專案
多人協作一份報表或進度表時，總是有人搞不清楚格式，最後都填得一團亂。如果把儲存格做成下拉選單的形式，就可以有統一的格式，例如像是專案的狀態，可以設定固定只能填「處理中、暫緩中、緊急、結案」，或固定只能寫團隊成員姓名等，這樣才不容易出錯。
建立下拉式清單方式
- 選取要建立下拉清單的儲存格，依序按下[資料] > [驗證資料]。
- 在「條件」旁邊，選擇下列其中一個選項：
- 範圍內的清單：選擇要納入清單的儲存格。
- 項目清單：輸入項目並以半形逗號分隔。
- 你所設定的儲存格會顯示向下箭頭
。
保護工作表：分享、協作不出錯
多人協作編輯表格時，總有不小心誤改的風險，但在 Google Sheets 中，可以避免這種情況。
如果做了保護設定，使用者就不能變更試算表內容，但仍可以列印、複製、貼上、匯入及匯出受保護試算表的複本。
保護工作表方法
- 按下 [資料] > [保護的工作表和範圍]，右側會隨即開啟方塊。
- 按下 [新增工作表或範圍]，或編輯現有保護項目，再按 [設定權限] 。
開啓視訊會議：即時分享工作進度
前幾篇文章，我們介紹過最好用的視訊會議軟體—Google Meet，在 Google 文件、試算表或簡報中，可開啓視訊會議隨時線上討論，還能同時分享畫面，是遠距團隊協作的法寶。不管是 Google Docs 還是 Google Sheets，都是從視窗右上角，就能直接找到 Meet 的圖示！
行列轉換：靈活操作表格
整理資料時，「複製貼上」是常用的基本動作，在 Google Sheets 中除了可將原儲存格的格式、公式等比照複製貼上外，還可將欄與列轉置。
也就是說，使用右鍵選擇要複製的儲存格，然後再按右鍵的「選擇性貼上」的話，原本在某一欄的資訊就可以轉換成某一列的資訊，讓使用者更靈活地處理表格。
產生圖表：數據分析一目瞭然
在製作報表時，爲了讓數據更清楚呈現，常會需要把資料整理成折線圖、圓餅圖等圖表，使用 Google Sheets 最方便的就是有多種圖表可選，只要點擊畫面右下的「探索」功能，就會自動生成各式統計圖表。選取製作圖表所需的儲存格，依序按下 [插入] > [圖表]即可。
巨集：省時省力的自動化操作
Google 試算表已經有了方便的範本庫可參考，還有許多貼心的實用設計，但身爲 Work Smart 一族，總要不斷追求更方便更省力的方法來製作試算表吧？常常使用試算表的人，絕對不能錯過 Google Sheets 中「錄製巨集」的功能！
在整理大量資料時，可能同時有好幾份表格要整頓成相同規格，原本要花上大把時間精力來做重複性的調整，只要使用「巨集」，就能將這些操作自動化。「錄製巨集」是可以在錄製期間內，把所有使用者對試算表執行的操作都記錄下來，就像是讓系統幫你生成一個機器人一樣，在試算表中使用巨集自動執行重複的工作。
錄製巨集方法
- 點選 [工具] > [巨集] > [錄製巨集]，便會看到下方提示巨集正記錄試算表上的每個動作。
- 選取要使用的儲存格參照類型，選擇「絕對參照」會按錄製的指定儲存格做相同操作；「相對參照」，則會按操作時的相對位置進行自動化操作。
- 完成錄製工作後，可爲巨集命名，並 [儲存]。
- 日後使用，只要依序按下 [工具] > [巨集] > [你的巨集名稱] 即可執行巨集。
範本
公事上常用的帳單、預算表和訂單等重要文件，通常需要制式化的表格，不知道怎麼設計這種既專業又整齊的表單嗎？Google Sheets 很貼心的提供了一個範本庫，舉凡各類商業表單、時間軸，都有精美的樣式可做參考選擇，而不用自己打，節省腦力。
如果公司已自有一套制式的表格、試算表設計，經常重複使用，也可依序按下[檔案] > [建立副本]，將它們儲存成範本，隨時快速套用。
轉檔下載：多重格式可選
Google Sheets 固然好用，但跟外部機構或客戶合作時，難免需要配合對方慣用的格式，轉存成像是 Excel 之類的格式。其實 Google 試算表轉檔是很方便的，可以下載成常見的統計軟體格式，像 xlxs、ods、pdf、html、csv 和 tsv 等。
總結
Google 試算表不只讓統計資料更方便，還適應了混合辦公時代的工作模式，隨時隨地都能與 Google Workspace 旗下的多個應用程式整合，包括 Gmail 、Google Meet 和 Google Docs 等，所有工作都不需要離開 Google Workspace！
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